O que é gestão por processos de negócio?

Processo de Negócio é um conjunto de atividades inter-relacionadas que uma empresa ou organização realiza visando atingir seus objetivos e, por consequência, agregar valor ao cliente. Geralmente cruzam as fronteiras departamentais e até organizacionais, e desempenham um papel fundamental no atingimento de metas, visando o planejamento estratégico e eficiência nas atividades realizadas.

BPM é uma sigla para o termo da língua inglesa Business Process Management, que significa Gerenciamento de Processos de Negócio. Trata-se de um conceito que une negócios e tecnologia da informação, focada na automação e melhoria dos processos. Seu ciclo de vida apoia diversas etapas, desde o mapeamento e modelagem dos processos até o monitoramento de seu desempenho e otimização, conquistando melhores resultados.

Por que uma organização deve se estruturar por Processos de Negócios?

A importância de um Escritório de Processos está na sua capacidade de promover uma rotina eficiente e organizada, com o objetivo de alcançar as metas estabelecidas pela organização.

O Escritório desempenha o acompanhamento das etapas operacionais e administrativas com o intuito de, quando necessário, propor melhorias, seja por sistemas acadêmicos, comunicação e gerenciamento, ou na reformulação das atividades. Também, ajuda a definir melhores políticas para organizar as atividades internas da organização, ao mesmo tempo que monitora o impacto dessas diretrizes e promove ajustes se houver necessidade em conjunto dos departamentos envolvidos.

Outro atributo estratégico do Escritório de Processos é promover a integração entre as áreas. Uma característica intrínseca, já que, por realizar o mapeamento dos processos, fomenta o diálogo entre os departamentos para que as necessidades de cada área sejam compreendidas e atendidas.

De modo geral, se estruturar por processos faz parte da inovação na forma como se gerencia um departamento ou setor, a fim de otimizar as atividades internas e garantir os melhores resultados, para assim obter eficiência em seus processos.

Benefícios de uma gestão por processos de negócio?

A estruturação por processos visa o gerenciamento e melhorias nas operações da organização. Com base nessa abordagem, podemos listar diversos benefícios:

• Melhoria contínua
• Redução de custos
• Aumento da produtividade
• Integração e transparência
• Garantia de critérios de qualidade

Fluxogramas

Fluxograma é um diagrama que descreve um processo, contendo as principais atividades e atores envolvidos (áreas participantes). Através das simbologia os atores do processo são simbolizados nas raias; atividades ou subprocessos representados por retângulos; círculos que representam início, fim e eventos intermediários durante o processo; gateways (decisões) são losangos que representam as conexões e bifurcações que ocorrem ao longo do processo; assim como setas conectoras para definir fluxo e sequência. O BPMN é uma notação gráfica internacional que contém essas simbologias para unificar a modelagem conceitual de processos.

O modelo operacional representado no seguinte fluxograma exemplifica as principais atividades do Escritório de Processos:

AS IS x TO BE

O AS-IS é a situação atual dos processos, ou seja, como os processos funcionam hoje. É possível modelar um fluxograma AS-IS a partir de entrevistas, workshops, questionários e guias estruturados. No momento de realizar a modelagem AS-IS dos processos, são mapeadas as práticas e atividades que fazem parte do dia a dia da operação. Em um ponto de vista mais prático, é como se estivesse tirando uma fotografia do momento atual dos processos. A modelagem AS-IS vai ajudar a compreender como os processos são executados atualmente, para que posteriormente se possa pensar em propostas de melhorias.

O TO-BE é o processo futuro, ou seja, é o processo redesenhado incorporando as propostas de melhoria. Assim, é montado uma nova versão do fluxograma do processo para estruturar as propostas sugeridas ao setor ou departamento, tendo como um resultado final o fluxograma de como o processo deverá operar visando maior eficiência, inovação e qualidade.

Indicadores de desempenho

Após a definição de um objetivo de desempenho esperado para o negócio, serão definidos os indicadores e os processos de medição para cada um de seus resultados compartilhados e respectivos desdobramentos.

Temos diferentes tipos de indicadores, sendo eles:

• Indicadores de resultado: indicam o alcance dos resultados finais dos processos;
• Indicadores de tendência: indicam o alcance de resultados intermediários, quando há pontos de controle no meio dos processos;
• Indicadores de verificação: controlam as causas que afetam negativamente os resultados planejados;
• Indicadores de conformidade: indicam o atendimento a padrões de processos, procedimentos gerenciais ou normas e regulamentos.

Os indicadores poderão ser acompanhados através de painéis e dashboards no Power BI.